A pályázaton – Budapest, és a fővárosi kerületek kivételével – valamennyi magyarországi város helyi önkormányzata, a helyi önkormányzat intézménye, vidéki városban működő társadalmi szervezet, illetve vállalkozás vagy más jogi személy részt vehet. A sikeres jelentkezőnek több feltételnek is eleget kell tennie.

Így például azon túl, hogy szándékában áll 2012. szeptember 9-én különleges, izgalmas, egyedülálló programmal ünnepelni a Magyar Dal Napját, biztosítani tudja a „Magyar Dal Fővárosa” programhoz szükséges helyszíneket, valamint az esemény pénzügyi hátterét (természetesen az ott működő vállalkozások, társadalmi szervezetek, valamint a helyi, illetve megyei önkormányzat bevonásával). A cím elnyerése esetén vállalja a program politikamentes megszervezését és - a Magyar Dal Napja szellemiségéhez méltó – lebonyolítását.

A pályázatokat 2012. április 6-ig várja a Magyar Dal Napja Nonprofit Kft.. A beérkezett pályázatokat a társaság által felkért tekintélyes művészekből, szakértőkből álló bírálóbizottság értékeli, a megvalósíthatóságot és a projekt megalapozottságát egyaránt mérlegelve. A pályázat elbírálása során előnyt jelent, ha a pályázó rendelkezik a települési önkormányzat, valamint a jelentkező szponzorok megvalósítást célzó szándéknyilatkozatával, illetve ha a pályázatot az önkormányzat (ideértve a megyei önkormányzatot, illetve az önkormányzati intézményeket is) valamint a civil társadalom – igazoltan – széleskörű támogatásával, egyetértésével nyújtják be.

Az eredményhirdetésre április 18-án kerül sor, „A Magyar Dal Fővárosa” cím nyertesével a Magyar Dal Napja Nonprofit Kft. az eredményhirdetést követő legkésőbb 15 napon belül együttműködési megállapodást köt, amelyben vállalja az egyeztetést a programsorozat többi helyszínével, együttműködést vállal a tervezett műsor megvalósítására, és a vállalja a rendelkezésére álló eszközökkel elérhető legszélesebb körű sajtónyilvánosságot.